Receptionist(e)

Job description

Als Receptionist(e) bij West Coast Supply Group ben je hét aanspreekpunt en het visitekaartje van het bedrijf. Als receptionist(e) verwelkom je gasten, bedien je de telefoon en ben je on top of administratieve taken, zoals de post, bloemen bestellen, lijsten bijhouden en ad hoc hulp verlenen.


Werkuren en rooster

Onze receptie is open van 8:30 – 17:30 uur en wordt de hele week bezet door in totaal twee receptionisten. Deze functie is dus part-time van 22,5 uur per week.


Werktijden voor deze vacature zijn:

Maandag 08.30 – 13.00 uur

Dinsdag 13.00 – 17.30 uur

Woensdag vrij

Donderdag 08.30 – 17.30 uur

Vrijdag om de week werk in de ochtend of de middag (tijden zie maandag en dinsdag)


In geval van ziekte en vakantie wordt er fulltime gewerkt, altijd in overleg met de collega.


Zo ziet jouw dag eruit:

  • Telefoon aannemen en doorverbinden waarbij ABN, Engels, Duits en incidenteel Frans wordt gesproken
  • Ontvangen en registreren van gasten en bezoekers
  • Varia aan post en pakketten verzenden, ontvangen, openen en verspreiden. Aanmaken proforma facturen voor koerierszendingen buiten Europa. Aanmelden van zendingen via softwaresysteem van DHL
  • Beheer van algemene email inbox en het ondernemen van actie op aanvragen
  • Bijhouden van centrale agenda: afwezigen, beschikbaarheid vergaderkamers, etc. Bijhouden van de interne telefoonlijsten en verjaardaglijst
  • Scannen van ontvangen bankafschriften en sommige facturen
  • Bestellen van VVV kaarten en in het systeem opladen, vaak ook versturen. Bloemen bestellen en versturen voor speciale gelegenheden. Maken en bestellen van visitekaartjes, alsmede wenskaarten voor jarigen en jubilea en zorgdragen dat ze de kaart ontvangen
  • Voorraadbeheer drukwerk, voorraadbeheer kantoorartikelen en promotiemateriaal
  • Van alle bestelde artikelen facturen controleren, goedkeuren en registreren
  • Sleutelbeheer
  • Parkeervergunningen; het hele registratiesysteem bijhouden en zorgdragen voor accurate invoering in het systeem van de gemeente Leiden.
  • Kleine kas: ontvangsten van frankeer- en koerierskosten door medewerkers
  • Zorgdragen voor een uitstekende communicatie en overdracht tussen de twee receptionisten.
  • Coördinatie van verzending van kerstkaarten en kerstpakketten.
  • Ad hoc werkzaamheden op aanvraag van medewerkers.


Requirements

Dit ben jij!

  • Je bent minimaal MBO opgeleid
  • Je hebt minimaal 2 jaar relevante werkervaring; receptiewerk of administratief werk in de gastvrijheid is een plus
  • Je spreekt en schrijft Nederlands en Engels uitstekend. Goede beheersing van Duits is noodzakelijk en Frans is een plus
  • Je bent representatief, klantgericht en stressbestendig. Je kunt goed plannen en organiseren en je bent proactief
  • Je kunt goed met vertrouwelijke informatie omgaan; je bent discreet en handelt met integriteit
  • Je komt in een omgeving te werken waarbij direct wordt gecommuniceerd. Je kunt hiermee omgaan en hebt zelf ook overtuigingskracht.
  • Je levert werk van hoge kwaliteit
  • Je kunt zelfstandig werken en vindt het prima om alleen te zijn op je werkplek wanneer er langere tijd niemand anders bij de receptie is


Waarom West Coast Supply Group?

West Coast Supply Group groeit en we bieden je de mogelijkheid om met ons mee te groeien! Bij West Coast Supply Group hebben we meer dan 40 jaar ervaring als een toonaangevende groothandel in premium branded fast moving consumer goods (FMCG's) wereldwijd. Wij zijn gevestigd in Nederland en actief in meer dan 75 landen. Ons internationale en ambitieuze team van 20+ nationaliteiten is afgestemd op de behoeften van elke specifieke markt. We doen altijd ons best om de beste opties voor onze klanten te vinden. Bij het zakendoen en bij ons teamwerk laten we ons leiden door onze kernwaarden.


In de grote Nederlandse traditie van betrouwbaar en efficiënt handelen, streven wij ernaar onze uitgebreide marktkennis, slim logistiek netwerk en hightech magazijnen voortdurend te verbeteren. Ons doel is om het allerbeste te bieden als het gaat om logistiek, prijsstelling, voorwaarden, service en kwaliteit.


Door de jaren heen hebben we een sterke reputatie opgebouwd en langdurige relaties opgebouwd met leveranciers, fabrikanten en klanten in een breed portfolio van merken binnen de sectoren van:

• Personal & Home Care • Beauty • Foods • Sports & Fashion • Health


Wat we bieden:

  • Uiteraard het essentiële: een competitief salaris en secundaire arbeidsvoorwaarden, vakantiedagen, pensioen en reiskostenvergoeding;
  • Sterke kernwaarden waarop al onze interacties zijn gebaseerd;
  • Uitdaging, variatie, plezier en veel serieuze verantwoordelijkheid binnen een snelgroeiende, internationaal opererende organisatie die groots durft te denken;
  • Snelle en veeleisende werkomgeving, maar ook tijd voor een gezamenlijke lunch in ons restaurant en elke vrijdagmiddag een drankje aan de bar op onze bovenste verdieping (pre en post COVID);
  • Leuke teamevenementen en legendarische jaarlijkse feesten (pre en post COVID);
  • Open oren voor innovaties en ideeën;
  • Persoonlijk plan gemaakt om jou en ons te helpen groeien;
  • Stimulerende, internationale en commerciële omgeving. Enkele sleutelwoorden: informeel, no-nonsense, toekomstgericht, focus op ontwikkeling en succes.

Neem contact op!

Ben je er klaar voor ons team te versterken? Super! Stuur je sollicitatie en motivatiebrief via onze website naar mevr Hanneke Hazewinkel, Talent Acquisition Specialist.


Meer informatie over onze privacy statement is te vinden op: http://jobs.westcoastsupplygroup.com/privacy-policy